Jak utrzymać dobre relacje w zdalnym zespole?

Jedną z najlepszych cech nowoczesnych technologii informatycznych jest możliwość pracy w dowolnym miejscu i czasie. Pod względem technicznym praca zdalna nie stanowi większego wyzwania. Jej ogromną zaletą, poza oczywistymi oszczędnościami, jest możliwość zatrudniania w zespołach talentów z dowolnego miejsca.

Rodzi natomiast nowe trudności i pułapki dla menadżerów.

Brak bezpośredniego kontaktu z koleżankami i kolegami z pracy może wywoływać negatywne skutki nawet u introwertyków.

Jak pomóc ludziom, którzy są rozproszeni geograficznie, poczuć, że są ze sobą w znaczący sposób związani, podobnie jak w przypadku tradycyjnego zespołu?

Efektywna i inspirująca komunikacja wewnątrz zdalnego zespołu może być nie lada wyzwaniem. W artykule omówiliśmy cztery podstawowych wskazówek, dzięki którym można wzmocnić poczucie więzi w zespole wirtualnym.

Wybierz odpowiednią technologię

Po pierwsze, wybierz najlepszą technologię, która będzie wspierać komunikację w Twoim zespole. Pandemia sprawiła, że jak grzyby po deszczu zaczęły wyrastać platformy do komunikacji online. Kiedy duża część firm musiała z dnia na dzień przejść na tryb zdalny, rozwiązanie, np. do prowadzenia telekonferencji, było wybierane dosyć przypadkowo.

Dlatego powinnaś przyjrzeć się, czy aktualnie używana aplikacja jest najbardziej odpowiednia. Być może w międzyczasie pojawiła się alternatywa, której dodatkowe funkcje zwiększyłyby wydajność Twojego zespołu?

Zastanów się także, które procesy w Twoim zespole można przenieść do komunikacji asynchronicznej (np. poczty elektronicznej). Staraj się korzystać z najbardziej niezawodnych i najwyższej jakości kanałów komunikacyjnych, jakie możesz znaleźć.

Informuj zespół o postępach

Bardziej niż w tradycyjnym zespole dbaj o to, aby na bieżąco informować o postępach swoich i zespołu oraz o tym, co dzieje się w całej firmie. Pamiętaj, że wraz z odejściem od pracy w biurze, zniknęły też okazje do spontanicznej wymiany informacji, takich jak rozmowy w korytarzu albo kuchni.

Upewnij się więc, że każdy pracownik ma nadal kontakt z pracą innych. Krótka wiadomość, nagrane wideo lub wideorozmowa podsumowujące postępy, jakich ostatnio dokonali poszczególni członkowie zespołu, pomoże im poczuć się potrzebnymi.

Spotkania twarzą w twarz

Kolejną ważną taktyką jest stwarzanie okazji do spotkań twarzą w twarz. Osobiste, ludzkie kontakty są niezbędne do budowania silnych relacji.

Oczywiście, zespół nie bez powodu jest wirtualny. Skoro większość pracy operacyjnej można wykonać zdalnie, postaraj się, aby spotkania na żywo miały wartość dodaną. Także w stosunku do zwykłej pracy w biurze.

Być może organizacja konferencji branżowej lub nawet zwykłej integracji będzie okazją, dzięki której wszyscy będziecie mogli się spotkać, omówić pracę i spędzić trochę czasu we własnym towarzystwie.

Zoom jest świetny, ale nie ma takiej mocy, jak spotkanie osobiste. Nawet jeśli nie uda się zebrać całego zespołu w jednym terminie.

Wykorzystaj indywidualne rozmowy okresowe

Wreszcie, zachęcaj do ciągłego uczenia się, przeprowadzając raz lub dwa razy w roku audyt pracowniczy. Niech nie będzie to wyłącznie Twoja jednostronna ocena pracownika. Spraw, by była to rozmowa, dzięki której pozyskasz informację zwrotną, jak jego zdaniem zespół może skuteczniej funkcjonować.

Zapytaj o rodzaj wymienianych informacji, stosowane sposoby komunikacji, częstotliwość komunikacji i wszelkie inne kwestie, które mogą przyjść Ci do głowy. Zweryfikuj, czy dostarczone przez Ciebie narzędzia mają wszystkie potrzebne funkcje.

Postaraj się zrealizować dwie lub trzy najlepsze sugestie, aby pokazać członkom zespołu, że ich słuchasz i starasz się poprawić zdolność do efektywnego wykonywania pracy.

Praca zdalna już na dobre weszła do wielu branż i wcale nie muszą być kojarzone z gorszą jakością komunikacji.

Zwiększ produktywność swojego zespołu, stosując się do powyższych wskazówek, aby pomóc jego członkom w utrzymaniu relacji i zaangażowania.